Rakentaminen
Työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu
Tehokas työajanseuranta yhdistää työvuorosuunnittelun, työaikojen seurannan ja työehtojen mukaisen tulkinnan yhdeksi kokonaisuudeksi. Kun työajat, poissaolot, ylityöt, lisät ja saldot hallitaan samassa järjestelmässä, työntekijöillä on selkeä näkymä omiin työaikoihinsa ja esihenkilöillä ajantasainen tieto työajan käytöstä.
Ontime auttaa yrityksiä hallitsemaan työajan kokonaisuutta työvuorojen suunnittelusta työaikojen kirjaamiseen, työaikojen tulkintaan ja hyväksyntään sekä tietojen siirtämiseen palkanlaskentaan.
Työajat hallintaan suunnittelusta palkanlaskentaan
Työaikojen hallinta on paljon enemmän kuin työntekijän sisään- ja uloskirjautumisten seuraamista. Eri työaikamuodot, työehtosopimukset, työvuorot, ylityöt, työaikalisät, poissaolot ja työaikasaldot muodostavat kokonaisuuden, jonka hallinta vaatii sekä toimivaa järjestelmää että työaikojen oikeaa tulkintaa.
Työajanseurannan avulla voidaan varmistaa, että:
• työvuorot suunnitellaan liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti
• eri työaikamuodot ja työaikajärjestelyt voidaan huomioida
• toteutuneet työajat kirjautuvat luotettavasti
• poikkeamat suunnitellun ja toteutuneen työajan välillä havaitaan
• ylityöt, lisätyöt ja työaikalisät tunnistetaan oikein
• työaikasaldot pysyvät ajan tasalla
• esihenkilöt voivat tarkistaa ja hyväksyä työajat
• hyväksytyt tiedot siirtyvät sujuvasti palkanlaskentaan.
Työvuorosuunnittelu eri työaikamuodoille
Työvuorosuunnittelussa on huomioitava sekä yrityksen toiminnan tarpeet että työntekijöiden työajat ja sovellettavat työehdot.
Työvuorosuunnittelu voidaan rakentaa erilaisiin työaikamalleihin, kuten:
• säännölliseen päivätyöhön
• kaksi- ja kolmivuorotyöhön
• jaksotyöhön
• osa-aikatyöhön
• liukuvaan työaikaan
• työaikapankkiin perustuviin järjestelyihin
• erilaisiin työvuoro- ja työaikajärjestelyihin.
Suunnittelun lähtökohtana on, että työvuorot vastaavat yrityksen tarpeita ja työaikoja voidaan seurata luotettavasti myös silloin, kun työaikamallit ovat monimutkaisempia.
Toteutuneen työajan seuranta
Kun työvuorot on suunniteltu, työajanseuranta kertoo, miten suunnitelma toteutuu käytännössä.
Työntekijä voi kirjata työaikansa sovitulla tavalla, ja järjestelmä kokoaa tiedot yhteen. Esihenkilölle muodostuu ajantasainen näkymä esimerkiksi toteutuneisiin työtunteihin, poikkeamiin, poissaoloihin ja työaikasaldoihin.
Näin suunniteltua ja toteutunutta työaikaa voidaan verrata ja poikkeamiin voidaan reagoida ajoissa.
Työajan tulkinta ja työaikalisät
Työajanseurannan yksi tärkeimmistä tehtävistä on muuttaa kirjattu työaika ymmärrettäväksi tiedoksi siitä, miten työaika vaikuttaa työntekijän palkkaan.
Työajan perusteella voidaan käsitellä esimerkiksi:
• säännöllistä työaikaa
• lisätyötä
• ylityötä
• sunnuntaityötä
• ilta- ja yötyötä
• vuorotyölisiä
• muita työehtosopimuksen mukaisia työaikakorvauksia
• poissaoloja
• työaikasaldoja.
Työajan tulkinnassa huomioidaan yrityksessä sovellettavat työehdot ja työaikajärjestelyt. Näin työajanseurannan tuottama tieto voidaan käsitellä yhdenmukaisesti ja siirtää palkanlaskentaan oikeassa muodossa.
Saldojen seuranta
Työaikasaldojen hallinta on tärkeä osa työajan kokonaisuutta erityisesti silloin, kun käytössä on liukuva työaika, työaikapankki tai muu saldoihin perustuva työaikajärjestely.
Ajantasainen saldojen seuranta auttaa työntekijää ja esihenkilöä näkemään:
• kertyneen työaikasaldon
• käytetyn työajan
• saldon muutokset
• sovitut saldojen rajat
• mahdolliset poikkeamat
• työaikapankkiin siirretyt tunnit.
Kun saldot ovat jatkuvasti ajan tasalla, työaikojen hallinta on läpinäkyvää ja esihenkilöillä on paremmat edellytykset suunnitella tulevaa työaikaa.
Esihenkilölle ajantasainen näkymä työaikaan
Esihenkilön ei pitäisi joutua selvittämään työaikoja useasta eri paikasta.
Työajanseuranta kokoaa tarvittavat tiedot yhteen näkymään ja helpottaa esimerkiksi työvuorojen suunnittelua, toteutuneiden tuntien tarkistamista ja poikkeamien käsittelyä.
Esihenkilö voi seurata ja hyväksyä työaikoja sekä tarkistaa esimerkiksi:
• toteutuneet työtunnit
• poikkeamat työvuorosuunnitelmasta
• ylityöt ja lisätyöt
• työaikalisät
• poissaolot
• työaikasaldot.
Työajasta suoraan palkanlaskentaan
Työajanseurannan tavoitteena ei ole ainoastaan seurata tunteja. Lopputuloksena syntyvän tiedon pitää olla hyödynnettävissä myös palkanlaskennassa.
Kun työajat on tarkistettu ja hyväksytty, työaikatiedot voidaan siirtää palkanlaskentaan. Tällöin palkanlaskennassa käytettävissä ovat tarvittavat tiedot tehdyistä työtunneista, ylityöstä, lisistä, poissaoloista ja muista palkkaan vaikuttavista tapahtumista.
Yksi prosessi kulkee läpi koko työajan elinkaaren:
Työvuorosuunnittelu → Työajan kirjaaminen → Työajan tulkinta → Tarkistus ja hyväksyntä → Saldot → Palkanlaskenta
Tavoitteena on vähentää manuaalista työtä, pienentää virheiden mahdollisuutta ja varmistaa, että palkanlaskenta perustuu hyväksyttyyn ja ajantasaiseen työaikatietoon.
Työajanseuranta osaksi yrityksen kokonaisuutta
Hyvä työajanseuranta palvelee samanaikaisesti työntekijää, esihenkilöä, HR:ää ja palkanlaskentaa.
Työntekijälle työajanseuranta tuo näkyvyyttä omiin työaikoihin, saldoihin, työvuoroihin ja poissaoloihin.
Esihenkilölle se tarjoaa ajantasaisen näkymän tiimin työaikoihin ja auttaa suunnittelemaan työvoiman käyttöä.
HR:lle se tarjoaa yhtenäisen tavan hallita työaikoja ja työaikajärjestelyjä.
Palkanlaskennalle se tuottaa rakenteisen ja hyväksytyn tiedon palkkojen laskentaa varten.
Kun nämä osa-alueet toimivat yhdessä, työajan hallinta on sujuvampaa ja koko prosessista muodostuu selkeä kokonaisuus.
Asiantunteva kumppani työajan hallintaan
Työaikojen hallinnassa järjestelmän lisäksi tarvitaan ymmärrystä työaikalainsäädännöstä, työehtosopimuksista, erilaisista työaikamuodoista ja niiden vaikutuksesta palkanmaksuun.
Rantalainen auttaa yrityksiä rakentamaan työajanseurannan kokonaisuuden, jossa työvuorosuunnittelu, työajan seuranta, tulkinta, saldot ja palkanlaskenta muodostavat toimivan prosessin.
Kun työaikatieto on oikein alusta loppuun, myös palkanlaskenta perustuu luotettavaan tietoon.
TES-tulkinta ei saa olla mysteeri – sen pitää näkyä arjessa.
Mitä työntekijän työpäivästä lopulta muodostuu?
🕐 Työaikaa
🏖️ Lomaa
🚫 Poissaoloa
⏱️ Ylityötä
↔️ Liukumaa
🏦 Työaikapankkia
Ontimessa TES-tulkinta tapahtuu automaattisesti, määriteltyjen työehtosopimusten ja työaikasääntöjen mukaisesti.
Mutta pelkkä tulkinta ei riitä. Tuloksen pitää näkyä selkeästi kalenterissa.
Kalenterinäkymässä nähdään, mitä päivän aikana on tapahtunut – ja samalla myös saldot pysyvät ajantasalla. Näin työntekijä näkee oman tilanteensa ja esihenkilö tai HR voi tarkastella tapahtumia ja saldoja ilman erillistä selvitystyötä.
Ontimessa työaika, poissaolot, lomat, ylityöt, liukumat ja työaikapankki kulkevat samassa kokonaisuudessa.