Työajan joustot hallintaan: liukuva työaika ja työaikapankki samassa järjestelmässä

Liukuva työaika ja työaikapankki ovat molemmat järjestelmiä, jotka tarjoavat työntekijöille joustavuutta työaikojen hallintaan. Ne perustuvat eri periaatteisiin, mutta niitä voidaan hyödyntää rinnakkain – tehokkaasti ja läpinäkyvästi. Ontime-työajanseurantapalvelussa nämä joustot on mahdollista toteuttaa yrityskohtaisilla asetuksilla niin, että työntekijöiden ja esihenkilöiden arki helpottuu.

Työaikatyypit taustatiedoissa

Ontimessa työntekijän taustatietoihin määritellään, onko käytössä liukuva työaika, työaikapankki tai molemmat. Usein oletuksena on liukuma ja lisäksi työntekijä voi valita, kerryttääkö ylitöitä työaikapankkiin vai maksetaanko ne palkkana. Joissain yrityksissä työaikapankkiin siirto tai ylityöt vaativat esihenkilön hyväksynnän. Esihenkilöillä on oikeus myös muokata työaikakirjauksia tarvittaessa, esimerkiksi saldorajojen lähestyessä.

Työntekijällä reaaliaikainen näkyvyys omiin saldoihin

Työntekijä näkee Ontimen mobiilinäkymässä yhdellä silmäyksellä omat saldot: liukumavarat, työaikapankin tilanteen, mahdolliset pekkaset, lomat ja lomarahavapaat. Kaikki saldot päivittyvät reaaliajassa, myös tulevat saldovapaat huomioiden. Kalenteriin voi merkitä vapaat joustavasti esihenkilön tarkistettavaksi.

Haasteena suurten saldojen purku

Joskus saldoja kertyy enemmän kuin olisi toivottavaa, jolloin vapaita on purettava suunnitellusti. Ontimeen on rakennettu tähän hälytysratkaisuja, joiden avulla esihenkilö voi seurata saldojen kehitystä ja ennakoida ajoissa, milloin työntekijän saldorajat ovat ylittymässä.

Esihenkilölle tiiminäkymä tukena

Suosittu ominaisuus esihenkilöille on ”Oma tiimi” -näkymä, jossa kaikkien alaisten saldot, työaikapankkimuutokset ja liukumat ovat nähtävissä yhdellä kertaa. Näin mahdollisiin poikkeamiin voi reagoida nopeasti.

Hälytykset helpottavat saldojen hallintaa

Ontime mahdollistaa hälytysviestit, kun liukumasaldot lähestyvät tai ylittävät määritetyt rajat – esimerkiksi ±20 ja +40 tuntia ovat yleisiä rajoja. Esihenkilö saa ilmoituksen joko järjestelmässä tai sähköpostilla. Tämä auttaa pitämään saldot kurissa ja ehkäisee yllättäviä kertymiä.

Saldorajat ja leikkaukset

Saldorajoja voidaan hallita monin tavoin:

• Kiinteät rajat: saldo ei ylity, vaikka tunteja kertyisi.
• Ylitykset sallitaan, mutta leikataan tarkastelujakson lopussa.
• Säädettävät rajat osa-aikatyöhön: osa-aikaisille voidaan määritellä viikkotyöaika tai käyttää liukuvan työajan leimausta toteutumien seurantaan.

Ontime osaa tunnistaa ”suunnitellun viikon” mallin, jossa kunkin viikonpäivän oletustyöaika huomioidaan automaattisesti.

Työajankäsittelysäännöt yrityksen mukaisesti

Ontimessa voidaan määritellä hyvin yksityiskohtaisia sääntöjä työajan pyöristyksistä tai aikarajoista:

• Esimerkiksi työaika voidaan pyöristää alkamaan klo 07, vaikka leimaus olisi aiemmin.
• Liukumaa ei voi aloittaa ennen klo 07 tai jatkaa klo 18 jälkeen.

Säännöt räätälöidään aina yrityskohtaisesti, jotta kaikkia työntekijöitä kohdellaan tasapuolisesti.

Yhdistelmäratkaisut ylityötuntien käsittelyyn

Ontime mahdollistaa erilaiset yhdistelmät liukuman, työaikapankin ja maksettavien ylitöiden välillä. Esimerkkejä:

• Perustunnit pankkiin, korotukset maksuun
• Ylityöt korotuksineen pankkiin (esim. 2 h työ = 3 h pankkiin)
• Perusosa pankkiin, korotusosaa ei tallenneta (käytännössä liukuma)
• Sunnuntai- ja viikkolepokorvaukset joko maksuun tai pankkiin yrityksen käytännön mukaan